MyStats発案者の駒井です。
毎月行っている、私の個人的な振り返りとプランニングの内容を、たまには共有してみようと思います。
あくまで個人的な内容であり、十分な説明をし難い内容もありますが、皆さんの振り返りやプランニングの際に参考にしてもらえれば嬉しいです。
以下、前提情報。
・駒井は現在、仕事に関する時間のみ記録している
→プライベート、食事、睡眠などは記録していない
・９月はじめに時間アクティビティのマスタセットを全面刷新した
※年に数回、全面刷新を行っている
※前回の全面刷新は今年の３月
・全面刷新した理由は下記
・数ヶ月が経ち、結果が予測可能になり、飽きてきて
・新たに知りたい、管理したいと思うことが出てきた
９月から利用しているマスタセットのコンセプト、ポイントは下記の通り。
・「全体」をあまり意識せず、分類・項目ごとの管理を行う
・下記４分類に分けてアクティビティを定義する
１．時間短縮を目指すべき事項
２．適切な分量の時間を確保すべき事項
３．できるだけ多くの時間確保を目指す事項
４．分量に指定はないがどの程度の時間を使っているかを確認してみたい事項
・５分単位で記録する
→正確な実態を把握するため
→短いスキマ時間も有効に活用するよう意識付けるため
※従来は15分単位で記録してきたし、今後もそうするつもり。今回は過渡期として、あえて実施した
４分類の中で定義したアクティビティマスタはそれぞれ下記の通りです。
・時間短縮を目指すべき事項
・メール仕分け・瞬間処理
・ToDo整理
・MyStats SNS
・無駄
・適切な分量の時間を確保すべき事項
・終業月金月初末処理
・メール処理
・細々ToDo処理
・できるだけ多くの時間確保を目指す事項
・創造・思考
・分量に指定はないがどの程度の時間を使っているかを確認してみたい事項
・Input・刺激・勉強
・伝達・聞き取り
・ネットワーキング
・作業・対応
下記が９月の円グラフです。
※アクティビティマスタの名前は、使ってみながら途中で少し変更しました
で、９月を終えての振り返り結果は下記の通りです。
・「創造・思考」というマスタを持ったことにより、こうした時間を持とうという意識が強く働いた
→結果的に、「考える仕事」を多くすることができた
→一方で、従来いかに「考える仕事」に時間を取れていなかったかを感じ取れた
・「伝達・聞き取り・相談」というマスタを持ったことにより、打ち合わせやTELなどの際の目的意識が自分の中で明確になった
・９月は「伝達・聞き取り・相談」は多めだったが、社内面談などの季節要因があり、問題なし
→一定以上の時間を取るべき事項だが、意識しなくても一定以上になる感触なので、目標等は不要とする
・「終業月金月初末処理」というマスタを持つことにより、翌週・翌日のスケジュール確認や長期プロジェクトのレビューなどのルーチン業務を普段よりも着実に行うことができた
→ただし、まだ不十分。
・メールは、端からやってしまえ！と思う事が多かったが、結果的に総時間は少なめで済んだという印象
→「端から処理」が効率が良いケースが多いと実感した
※ただし、仕分けてから処理した方が良いケースもあり、臨機応変な対応が必要と思われる
→「仕分」と「処理」のマスタを分けておく必要性はあまり感じられなかったので、１０月からは統合する
・「作業・対応」は、色をグレーにした結果、「あまり多くの時間を取ってはいけない」という意識が働いた
→実際にはある程度必要な時間であり、むやみに短縮しない方が良いとは思うが、今のところ意識の変化による効率化の効果を感じているので、このままとする
・久しぶりにお会いする方があったりなど、「ネットワーキング」の時間が多くなった
→今後、意識的に一定量に抑えることも考える必要があると感じた
・５分単位の記録には意義が感じられたが、面倒でもあった
→数ヶ月に1度、あるいは数年に1度やる程度で良いと感じた
（その他、一部の個人的な振り返りは省略）
上記振り返りを踏まえ、１０月は以下のようにすることにしました。
・下記の数値を定める
・予定総時間
・目標時間
→アクティビティによって、「○時間以上」と「○時間以下」がある
・「創造・思考」は営業日数 × ９時間の２０％ととして、１０月は４２時間以上を目標とする
・「MyStats SNS」は営業日あたり２０分を目安として、１０月は７．５時間以下を目標とする
※気を付けないと、時間を使い過ぎてしまう項目
・「ネットワーキング」は営業日数 × １時間として、１０月は２３時間未満とする
※時間を使い過ぎると他の時間が減ったり、体調に影響が出る項目
・予定総時間は、（営業日数 × ９時間）＋ネットワーキングとして、１０月は２３０時間とする
・予定時間をアクティビティ名称に含め、いつでも参照可能とする
→「MyStats SNS <7.5h」など
・一番上に来るアクティビティ名称には予定総時間を含め、参照可能とする
→「創造・思考 >42/230h」
日別アクティビティの振り返りとプランニングも行っていますが、こちらはまた別の機会に紹介します。
以上、ご参考まで！
